Em muitas pequenas empresas, compra é uma atividade reativa: compra quando acaba, compra do fornecedor que responde mais rápido, compra sem pesquisa de preço porque não há tempo. O resultado é custo mais alto, dependência de fornecedores específicos e falta de insumo nos piores momentos.
Estruturar a área de compras não exige um departamento dedicado. Exige um processo.
O que um processo de compras precisa ter
Cadastro de fornecedores atualizado. Para cada categoria de compra relevante, ter pelo menos dois ou três fornecedores homologados com contato, condições negociadas e histórico de desempenho. Fornecedor único é risco operacional que se materializa no momento mais inoportuno.
Parâmetros de estoque mínimo. Qual é o ponto de reposição de cada insumo crítico? Quando o estoque chega a esse ponto, o processo de compra é ativado automaticamente, não quando o insumo acaba. Compra de emergência sempre custa mais.
Critérios claros de aprovação. Quem pode comprar o quê, até qual valor, sem aprovação adicional? Compras acima de determinado valor exigem aprovação de quem? Esse fluxo de alçadas evita tanto o bloqueio de compras operacionais quanto o gasto sem critério.
Comparação de preços para compras relevantes. Nem toda compra justifica pesquisa de preço. Mas compras recorrentes de valor significativo merecem cotação com pelo menos dois fornecedores periodicamente. O mercado muda, e o fornecedor que tinha o melhor preço há seis meses pode não ter mais.
A negociação com fornecedores, que detalhamos em como negociar com fornecedores para reduzir custos, é muito mais eficiente quando há um processo de compras estruturado por trás. Processo dá contexto e preparo para a negociação.
Compras estratégicas vs. compras operacionais
Compras operacionais são as recorrentes, de menor valor e com processo definido. Compras estratégicas são as que impactam a capacidade produtiva, a qualidade do produto ou o custo estrutural da empresa. As duas merecem atenção, mas de formas diferentes e com critérios diferentes.
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